Vie active

Comment s’organiser et gérer ses multiples tâches au travail?

Suite à la dernière session FAQ (Questions/Réponses) de mi-avril sur Instagram, vous avez été nombreux(ses) à apprécier ma réponse concernant ma méthode de gestion des tâches/temps au travail et me poser la question sur comment gérer les multiples tâches au travail.

Pour ce faire, j’ai voulu vous faire un topo sur le sujet, le résumé est également disponible en story permanente sur mon compte Instagram. Je tiens à préciser que je partage ici ma méthode à vous de l’adapter à votre besoin.

Quel que soit votre domaine de compétences, que vous travaillez en mode projet ou en mode opérationnel (tâches au quotidien) , l’objectif est le même.

Faire une TODO list

Lister toutes ses tâches et ses sous-tâches. Chaque personne a un format qu’elle préfère (papier, électronique) whatever! Lister ses tâches ou lotir une partie du projet permet de dégrossir le sujet et mieux visualiser là où on va (le point cible). Chaque tâche  doit avoir une finalité, un objectif. PS: N’oubliez pas de mettre à jour votre TO DO list tous les jours.

Classer ses tâches

une fois, vous écrivez toutes les tâches à faire , il est important de les classer. Classer les tâches par ordre de priorité permet d’avoir une vision d’ensemble et pourvoir différencier entre une tâche importante et une tâche urgente. La priorité dépendra de la criticité et de l’urgence de la tâche. Et surtout, n’oubliez pas de prendre en compte les tâches qui sont dépendantes les unes des autres lors de  la classification de vos tâches. Ma petite astuce : utiliser des codes couleur pour faciliter la visualisation de vos priorités. 

Planifier vos tâches dans le temps

Pourquoi ? La dimension temporelle est importante pour se donner des objectifs et les atteindre. Chaque projet ou chaque tâche a un début, un déroulement et une fin. Définir une deadline pour chacune de vos tâches est important afin de se donner une limite dans le temps et livrer à temps les tâches demandées. Cela peut être adapté à une semaine/ une année/ une journée. Sur un projet, cela peut faire l’objet d’une roadmap.

Estimer le temps que chaque tâche prend à réaliser

Cela permet de ne pas encombrer votre journée et calculer votre vélocité. Surtout, restez réalistes!

Déléguer et n’ayez pas honte de demander de l’aide

Concrètement, personne n’est indispensable! Mais il est important d’admettre que l’on ne peut pas avoir de l’expertise sur tous les points d’un projet et certaines tâches peuvent parfois être mal gérées ou retardées et en retarder d’autres car sont mal priorisées.

“La clé, ne pas se mettre sur le chemin critique* pour le bon avancement de toute la chaîne”.

Cette méthode  peut être appliquée pour un projet de longue durée, pour les tâches d’une semaine ou pour les sous-tâches d’une journée de travail.

Parfois, il n’est pas toujours évident de faire tout ce que l’on a prévu dans une journée

Surtout ne vous frustrez pas , si vous réussissez au moins 80% de vos objectifs journaliers. Estimez que c’est une journée réussie. Soyez indulgents avec vous même et commencez progressivement. N’oubliez pas de vous accorder des pauses même courtes (je parlerai de la technique du Pomodoro dans un prochain article).

Pensez, également aux Quick Win

Toutes ces tâches que vous maîtrisez et qui vous prennent moins de temps. Celles-ci sont à privilégier et à faire en premier, surtout si vous n’avez pas de contrainte de timing. Généralement, il suffit de 20% d’effort pour accomplir 80% de vos activités. Identifier les Quick Win vous aidera à avancer plus rapidement.

Enfin, avec l’expérience et l’exercice, vous serez de plus en plus capable de planifier votre journée en fonction de votre vélocité et celle de l’équipe avec laquelle vous collaborez, en se mettant des objectifs SMART bien évidemment.  Il faut savoir que dans le monde de l’entreprise, il y a toujours des imprévus mais aussi de belles surprises !

Des questions? N’hésitez pas à m’écrire par email ou sur mes réseaux sociaux <3

*Chemin Critique

#travail #work #methodo

1 commentaire

  1. Mathilde a dit :

    Merci Sara pour tous ces bons conseils 😘 Ils vont beaucoup m’aider à ne pas me laisser déborder et mieux maîtriser mon temps.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *